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Busca

Software

O Archivum é um software de GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos. É uma tecnologia para organizar, armazenar e encontrar os documentos armazenados de forma rápida e eficiente.

No Archivum, existem ferramentas eficientes de busca, que facilitam:

  • Encontrar o documento; categorizar os documentos;
  • Estabelecer níveis de permissão de acesso, bem como a temporalidade do documento - de acordo com seus critérios ou a legislação;
  • Relacionar documentos entre si por mecanismos de "grampear" um documento ao outro virtualmente ou estabelecer vínculos entre documentos; encaminhar o documento num WorkFlow;
  • Gravar os documentos armazenando-os em um CD/DVD;
  • Visualizar dezenas de tipos de documentos sem que as aplicações onde eles foram gerados estejam instaladas;
  • Assinar documentos eletronicamente sob os critérios da ICP Brasil.
  • Sistema de busca simples, usando o padrão Google.

Archivum possui três níveis de segurança para controle de acesso aos documentos.

Com um GED como o Archivum, estatísticas realizadas comprovam a diminuição da demanda por fotocópias (tipo Xerox) de documentos devido à alta disponibilidade dos mesmos.

Para efetuar uma boa escolha na implementação de uma tecnologia de GED é preciso considerar alguns detalhes:

  • Defina seus objetivos, interesses e necessidades;
  • Defina os requisitos necessários para seus projetos de curto e longo prazo;
  •  Estabeleça um consenso entre sua equipe, departamentos e pessoal de sistemas;
  •  Use as características técnicas necessárias para selecionar um sistema;
  •  Defina a organização dos documentos que entrarão no sistema, qual seu perfil, índices para encontrá-los;
  • Veja qual a capacidade do seu fornecedor em lhe proporcionar suporte no Brasil bem como customizações do produto ao seu negócio;
  • Dimensione a rede adequada para o volume de informação que sua empresa irá produzir;
  • Implante um sistema piloto antes de fechar negócio, mesmo que envolva custos, lhe dará segurança na aquisição futura;
  • Verifique se o produto de GED que você tem em mente adquir lhe permitirá migrar para um  sistema de GED de outro fornecedor ou se você terá que ficar dependente do fornecedor eternamente;
  • Não tente implantar o GED em toda organização de uma vez. Vá aos poucos  implantando departamento por departamento.

Ao final das contas, o que sua organização quer é uma ferramenta que lhe permita:

  • Decisões certas e rápidas;
  • Qualidade nos procedimentos;
  • Acesso rápido às informações selecionadas;
  • Segurança no acesso aos documentos;
  • Difusão controlada de documentos;
  • Economia de espaço físico;
  • Acesso remoto aos documentos de onde se estiver através da internet.

A HS Informatica está capacitada para atender sua organização.


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